Effiziente Prozesse entstehen nicht allein auf dem Papier. Entscheidend ist, wie Abläufe im Laboralltag tatsächlich funktionieren – an Schnittstellen, unter Zeitdruck und mit den vorhandenen personellen und organisatorischen Ressourcen.

Wir unterstützen Sie dabei, bestehende Labor- und QM-Prozesse strukturiert zu analysieren, Schwachstellen sichtbar zu machen und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten abzuleiten. Dabei betrachten wir nicht nur einzelne Arbeitsschritte, sondern den gesamten Ablauf: von Verantwortlichkeiten und Übergaben über Durchlaufzeiten bis hin zu Kapazitäten, Kommunikationswegen und wiederkehrenden Reibungsverlusten.

Ziel ist es, Prozesse so weiterzuentwickeln, dass sie im Alltag zuverlässig, nachvollziehbar und praktikabel funktionieren.

So gehen wir konkret vor:

1. Ausgangssituation und Zielsetzung klären
Zu Beginn besprechen wir, welcher Bereich oder Prozess betrachtet werden soll, welche konkreten Herausforderungen bestehen und welches Ziel mit der Prozessoptimierung erreicht werden soll. Das kann beispielsweise die Reduktion von Engpässen, eine bessere Aufgabenverteilung, die Verkürzung von Durchlaufzeiten oder eine stabilere Prozessstruktur sein.

2. Bestehende Abläufe transparent erfassen
Wir betrachten, wie der Prozess aktuell tatsächlich abläuft – nicht nur, wie er dokumentiert ist. Dabei erfassen wir einzelne Prozessschritte, Zuständigkeiten, Übergaben, Informationsflüsse und relevante Schnittstellen. So entsteht ein realistisches Bild des gelebten Ist-Zustands.

3. Engpässe und Zeitverluste identifizieren
Wir analysieren, an welchen Stellen Abläufe ins Stocken geraten, Wartezeiten entstehen oder Aufgaben unnötig mehrfach bearbeitet werden. Auch wiederkehrende Rückfragen, Suchzeiten, Unterbrechungen, Rückstaus oder zusätzliche Abstimmungsschleifen werden berücksichtigt.

4. Schnittstellen und Verantwortlichkeiten bewerten
Viele Prozessprobleme entstehen dort, wo Aufgaben oder Informationen von einer Person, Funktion oder Abteilung an die nächste übergeben werden. Deshalb betrachten wir gezielt, ob Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind, Informationen vollständig weitergegeben werden und Übergaben im Alltag zuverlässig funktionieren.

5. Durchlaufzeiten, Kapazitäten und Ressourcen betrachten
Je nach Fragestellung beziehen wir vorhandene Kapazitäten, Arbeitsmengen und Durchlaufzeiten in die Analyse ein. Dadurch lässt sich beispielsweise unterscheiden, ob Verzögerungen tatsächlich durch fehlende Kapazität entstehen oder ob organisatorische Abläufe, Priorisierungen oder eine ungünstige Aufgabenverteilung die Ursache sind.

6. Daten und Kennzahlen einbeziehen
Wo geeignete Daten vorhanden sind, beziehen wir diese in die Bewertung ein. Das können beispielsweise Fallzahlen, Blockzahlen, Durchlaufzeiten, Rückstände, Nacharbeiten, Fehlerquoten oder Auslastungen sein. Fehlen geeignete Kennzahlen, können sinnvolle und im Alltag praktikable KPIs entwickelt werden.

7. Ursachen statt nur Symptome betrachten
Ein sichtbares Problem ist nicht automatisch seine Ursache. Deshalb betrachten wir, warum ein Engpass oder eine Verzögerung entsteht. So soll vermieden werden, lediglich Symptome zu verschieben, während die eigentliche Ursache bestehen bleibt.

8. Verbesserungspotenziale priorisieren
Nicht jede Auffälligkeit erfordert sofort eine umfangreiche Veränderung. Wir unterscheiden zwischen kurzfristig umsetzbaren Verbesserungen, strukturellen Handlungsfeldern und Maßnahmen mit besonders hohem Nutzen. Dabei berücksichtigen wir sowohl die erwartete Wirkung als auch den notwendigen Umsetzungsaufwand.

9. Konkrete Maßnahmen ableiten
Aus den Ergebnissen entwickeln wir konkrete und nachvollziehbare Handlungsempfehlungen. Diese können beispielsweise Prozessschritte, Zuständigkeiten, Übergaben, Arbeitsorganisation, Dokumentation oder Kennzahlen betreffen. Die Maßnahmen werden priorisiert, damit klar wird, womit sinnvollerweise begonnen werden sollte.

Was Sie am Ende haben

Je nach Umfang erhalten Sie beispielsweise:

• eine strukturierte Analyse des betrachteten Prozesses
• Transparenz über Engpässe, Zeitverluste und Reibungspunkte
• Hinweise zu unklaren Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
• konkrete Verbesserungsvorschläge für den Laboralltag
• einen priorisierten Maßnahmenplan
• auf Wunsch Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Prozessstruktur, Dokumentation oder Kennzahlen

Individuell statt nach Schema F

Art und Umfang der Prozessoptimierung richten sich nach dem betrachteten Bereich, Ihrem bestehenden System und Ihrer konkreten Zielsetzung. Gemeinsam legen wir fest, welche Prozesse im Fokus stehen und wo eine detaillierte Analyse den größten Mehrwert bietet.